UN CUENTO SOBRE PROYECTOS
Había
una vez una oportunidad que se convirtió en iniciativa y dada su gran simpatía
pasó a convertirse en un hermoso proyecto, que con el paso del tiempo y después
de un gran esfuerzo al final hizo realidad un producto único. Y todos vivieron felices para siempre.
Así
empiezan y terminan los cuentos. Sin
embargo en la realidad, los proyectos, aunque a veces nos los cuentan como
tales, no necesariamente resultan haciendo que se viva feliz para siempre, el
final de un sueño puede convertirse en una pesadilla al despertar. Pero así como en todos los cuentos, la magia
es parte de lograr vencer las adversidades y así llegar a tener ese final
feliz. En este artículo les propongo
unas palabras mágicas, que no hacen la magia por si sola, pero le ayudará al mago
(o gerente de proyecto) a enfrentarse a los mitos y las supersticiones que
nublan la lógica y la evidencia para hacer gestión.
Veamos
la secuencia de la palabras mágicas en función al ciclo de vida del proyecto
según el siguiente gráfico.
Fuente:
Google Images (Mago)
Las
palabras mágicas las planteamos como preguntas.
Pues son estas palabras (o preguntas) las que nos permitirán aclarar el
alcance del trabajo que se busca lograr con el proyecto.
En
la Pre Inversión debemos preguntarnos primero:
¿Para qué debemos desarrollar un proyecto? Esta respuesta debe elaborarse considerando
los objetivos y las estrategias de la organización. La respuesta debe definir el producto único
que se quiere tener al final del proyecto.
En
la Inversión, se tienen varías preguntas:
- ¿Qué?. Qué producto se ha pedido desarrollar
- ¿Cuándo?. En qué FECHA debe estar terminado. No en cuanto tiempo, sino en qué fechas: día, mes y año en la cual se debe entregar y en la que debe estar aceptado
- ¿Cuánto?. Va a costar. Es el valor monetario para realizar el trabajo.
- ¿Cómo?. Va a ser la forma en la cual se va a trabajar, metodologías, estándares, políticas de la organización, etc. La manera cómo vamos a lograr ejecutar el proyecto.
- ¿Quién?. Tiene un interés particular en el proyecto o su producto.
Todas
estas preguntas se deben evaluar acorde a la siguiente palabra mágica:
DEPENDE. Depende de los recursos, del
apoyo político, del entorno en el cual se debe tomar una decisión o hacer una
proyección, etc.
En
la post inversión, viene la gran pregunta de cierre. ¿Resultó?
Es decir todo el esfuerzo realizado, los recursos invertidos, el tiempo
empleado, etc. valió la pena. ¿Se están logrando los resultados esperados
con el producto generado por el proyecto?.
Estas
palabras mágicas no buscan ser una receta, las recetas no funcionan en los
proyectos, porque al generar un producto único para una organización en
particular, para un momento específico, tienen comportamientos totalmente
distintos. Las recetas de las pociones
mágicas no funcionan por si solas, a veces dependen de los ingredientes, de la
persona que toma la poción o de si las condiciones permiten tener el resultado
esperado.
Espero
que estas palabras mágicas, al pronunciarlas les permitan conocer los trucos
detrás de la magia, para lograr el efecto deseado. El cuento entonces se deberá de contar de
esta manera:
Había
una vez una iniciativa que se evaluó preguntándole para qué se iba a utilizar y los resultados a obtener, luego se
convirtió en proyecto, definiendo el qué,
cuándo, cuánto, cómo y quien, dependiendo del entorno que se vivía. Luego al convertirse en un producto que se
empezó a usar, se preguntaron si resultó. Solo con esa respuesta, pudieron decir si
vivirán (o no) felices para siempre (o hasta el horizonte inversión planeado).
